Wie begründe ich eine BDKS-Überschreitung?

Die BDKS-Überschreitung gehört zu den Themen, bei denen viele Bildungsträger unsicher werden. Denn sobald die kalkulierten Kosten einer Maßnahme über dem jeweiligen Bundesdurchschnittskostensatz, kurz B-DKS oder BDKS, liegen, reicht eine einfache Standardkalkulation meist nicht mehr aus. Die fachkundige Stelle möchte nachvollziehen können, warum die Maßnahme teurer ist als der Durchschnitt und weshalb diese höheren Kosten trotzdem angemessen, notwendig und arbeitsmarktlich sinnvoll sind.

Die gute Nachricht: Eine BDKS-Überschreitung ist nicht automatisch ein Ausschlusskriterium. Sie muss aber sauber, plausibel und belegbar begründet werden.

Was bedeutet BDKS überhaupt?

Der Bundesdurchschnittskostensatz ist ein durchschnittlicher Kostensatz, der im Rahmen der AZAV-Maßnahmenzulassung als Vergleichswert dient. Die Bundesagentur für Arbeit veröffentlicht diese Kostensätze regelmäßig. Grundlage ist § 179 Abs. 2 SGB III in Verbindung mit § 3 Abs. 2 AZAV; die Werte werden alle zwei Jahre ermittelt und veröffentlicht. Die aktuellen Tabellen der Bundesagentur für Arbeit tragen den Stand 01. Juli 2024. (Bundesagentur für Arbeit)

Für Bildungsträger bedeutet das: Bei der Maßnahmenzulassung wird geprüft, ob der kalkulierte Kostensatz der Maßnahme im Verhältnis zum jeweiligen BDKS steht. Liegt der eigene Maßnahmekostensatz darüber, entsteht ein erhöhter Begründungsbedarf.

Warum ist eine BDKS-Überschreitung erklärungsbedürftig?

Der BDKS bildet einen Durchschnitt ab. Eine Maßnahme, die diesen Durchschnitt überschreitet, kann durchaus gerechtfertigt sein. Entscheidend ist aber, dass die Mehrkosten nicht beliebig wirken. Die fachkundige Stelle muss erkennen können, dass die höheren Kosten aus der Maßnahmekonzeption entstehen und nicht aus einer unsauberen oder überhöhten Kalkulation.

Besonders relevant wird das, wenn der kalkulierte Maßnahmekostensatz den geltenden BDKS um mehr als 25 Prozent überschreitet. In diesem Fall muss die fachkundige Stelle die abgeschlossene Prüfung der Bundesagentur für Arbeit zur Kostenzustimmung vorlegen. Diese 25-Prozent-Grenze wird auch in einer Bundestagsdrucksache zum B-DKS-Verfahren beschrieben. (dserver.bundestag.de)

Der wichtigste Grundsatz: Nicht teurer, sondern besser begründen

Eine gute Begründung sagt nicht einfach: „Unsere Kosten sind gestiegen.“ Sie erklärt konkret, welcher zusätzliche Aufwand entsteht, warum dieser Aufwand erforderlich ist und welchen Nutzen die Teilnehmenden dadurch haben.

Die zentrale Frage lautet also:

Warum braucht genau diese Maßnahme genau diese Kostenstruktur, um das Maßnahmeziel zuverlässig zu erreichen?

Wer diese Frage überzeugend beantwortet, hat bereits die Grundlage für eine tragfähige BDKS-Begründung geschaffen.

Typische Gründe für eine BDKS-Überschreitung

Eine Überschreitung des BDKS kann aus verschiedenen Gründen plausibel sein. Wichtig ist, dass die Begründung zur konkreten Maßnahme passt.

1. Kleine Gruppen oder intensivere Betreuung

Ein häufiger Grund sind kleine Teilnehmergruppen. Wenn eine Maßnahme bewusst mit wenigen Teilnehmenden durchgeführt wird, steigen die Kosten pro Person. Das kann gerechtfertigt sein, wenn die Zielgruppe eine intensivere Betreuung benötigt.

Beispiele:

• hoher Unterstützungsbedarf der Teilnehmenden

• individuelle Förderplanung

• intensives Einzelcoaching

• häufige Standortbestimmungen

• engmaschige sozialpädagogische Begleitung

• hoher Anteil an Praxisanleitung oder Feedbackgesprächen

Eine starke Begründung lautet hier nicht: „Wir planen kleine Gruppen.“ Besser ist: „Die kleine Gruppengröße ist notwendig, weil die Zielgruppe einen erhöhten individuellen Unterstützungsbedarf hat und das Maßnahmeziel sonst nicht realistisch erreicht werden kann.“

2. Besondere Zielgruppe

Auch die Zielgruppe kann höhere Kosten rechtfertigen. Manche Maßnahmen richten sich an Personen, die besondere Unterstützung benötigen, zum Beispiel Menschen mit multiplen Vermittlungshemmnissen, längerer Arbeitslosigkeit, sprachlichem Förderbedarf oder besonderem Integrationsbedarf.

In der Begründung sollte klar werden, warum diese Zielgruppe mehr Aufwand verursacht. Dazu gehören etwa mehr Beratung, zusätzliche Lernbegleitung, individuelle Terminplanung, engere Abstimmung mit Betrieben oder ein höherer Dokumentationsaufwand.

3. Höhere Anforderungen an Personal und Qualifikation

Eine Maßnahme kann teurer sein, weil besonders qualifiziertes Personal eingesetzt werden muss. Das gilt vor allem bei fachlich anspruchsvollen Weiterbildungen, spezialisierten Coachings oder Maßnahmen mit psychologischen, pädagogischen, technischen oder branchenspezifischen Anforderungen.

Mögliche Argumente:

Wichtig: Höhere Personalkosten sollten nicht pauschal behauptet, sondern über Stundensätze, Qualifikationen und Aufgaben nachvollziehbar dargestellt werden.

4. Besondere Ausstattung oder technische Infrastruktur

Bei manchen Maßnahmen entstehen höhere Kosten durch Räume, Geräte, Software, Lernplattformen, Werkstätten, Maschinen, Lizenzen oder digitale Infrastruktur. Das ist besonders bei technischen, handwerklichen, IT-bezogenen oder hybriden Maßnahmen relevant.

Eine gute Begründung zeigt, dass diese Ausstattung nicht „nice to have“ ist, sondern für die Durchführung notwendig ist.

Beispiel:

„Die Maßnahme erfordert lizenzierte Fachsoftware, da die Teilnehmenden arbeitsmarktrelevante Anwendungskompetenzen erwerben sollen. Der Einsatz der Software ist Bestandteil des Curriculums und Voraussetzung für die praxisnahe Qualifizierung.“

5. Praxisnähe und arbeitsmarktlicher Nutzen

Eine BDKS-Überschreitung lässt sich besser begründen, wenn die Maßnahme einen klaren arbeitsmarktlichen Mehrwert bietet. Dazu können Praxisphasen, Arbeitgeberkontakte, Bewerbungstraining, betriebliche Erprobung, Prüfungsvorbereitung oder anerkannte Zertifikate gehören.

Hier sollte die Begründung immer mit dem Ziel der Maßnahme verbunden werden: bessere Integration, höhere Beschäftigungsfähigkeit, realistische Vermittlungschancen oder ein konkret nachgefragtes Kompetenzprofil.

6. Regionale Kostenunterschiede

Auch regionale Besonderheiten können eine Rolle spielen. In Ballungsräumen oder bestimmten Regionen können Mieten, Honorare, Fahrtkosten, Raumkosten oder technische Betriebskosten höher sein. Diese Argumentation sollte aber vorsichtig eingesetzt werden. Sie ist nur überzeugend, wenn sie konkret belegt oder zumindest nachvollziehbar hergeleitet wird.

So ist eine gute BDKS-Begründung aufgebaut

Eine überzeugende Begründung sollte klar, sachlich und prüfbar aufgebaut sein. Empfehlenswert ist diese Struktur:

1. Ausgangspunkt nennen

Zuerst sollte transparent gemacht werden, welcher BDKS gilt und wie hoch der eigene kalkulierte Kostensatz ist.

Beispiel:

„Der kalkulierte Maßnahmekostensatz liegt oberhalb des für die Systematikposition maßgeblichen Bundesdurchschnittskostensatzes. Die Überschreitung ergibt sich insbesondere aus der vorgesehenen intensiven Betreuung, der kleinen Gruppengröße und dem Einsatz spezialisierter Fachdozenten.“

2. Konkrete Mehrkosten erklären

Danach sollte beschrieben werden, wodurch die Mehrkosten entstehen. Die Begründung sollte möglichst nicht allgemein bleiben, sondern einzelne Kostenpositionen erklären.

Zum Beispiel:

• Personalkosten

• Raumkosten

• Ausstattung

• Softwarelizenzen

• Prüfungsgebühren

• kleinere Gruppengröße

• zusätzlicher Betreuungsaufwand

• Vor- und Nachbereitung

• Dokumentation

• Qualitätssicherung

3. Notwendigkeit begründen

Im nächsten Schritt geht es um das „Warum“. Warum sind diese Kosten notwendig? Warum kann die Maßnahme nicht günstiger durchgeführt werden, ohne Qualität oder Zielerreichung zu gefährden?

Hier sollte der Bezug zur Maßnahmekonzeption hergestellt werden.

4. Nutzen für die Teilnehmenden darstellen

Die höheren Kosten sollten immer mit einem konkreten Nutzen verbunden werden. Eine BDKS-Überschreitung ist leichter nachvollziehbar, wenn sie zu besserer Betreuung, höherer Erfolgswahrscheinlichkeit, praxisnahen Kompetenzen oder besseren Integrationschancen beiträgt.

5. Wirtschaftlichkeit bestätigen

Zum Schluss sollte deutlich werden, dass trotz Überschreitung wirtschaftlich kalkuliert wurde. Das bedeutet: keine unnötigen Kosten, keine überhöhten Ansätze, keine pauschalen Aufschläge.

Musterformulierung für eine BDKS-Überschreitung

Folgende Formulierung kann als Grundlage dienen und sollte an die jeweilige Maßnahme angepasst werden:

„Der kalkulierte Maßnahmekostensatz überschreitet den maßgeblichen Bundesdurchschnittskostensatz. Die Überschreitung ist sachlich begründet und ergibt sich aus der besonderen Maßnahmekonzeption. Die Maßnahme richtet sich an eine Zielgruppe mit erhöhtem individuellem Unterstützungsbedarf. Um das Maßnahmeziel zuverlässig erreichen zu können, ist eine intensive Betreuung mit kleinen Gruppengrößen, regelmäßigen Einzelgesprächen und einer engmaschigen Lern- und Integrationsbegleitung vorgesehen.

Zusätzlich erfordert die Maßnahme den Einsatz qualifizierter Fachkräfte mit spezifischer beruflicher und pädagogischer Erfahrung. Die daraus entstehenden Personalkosten liegen über einer standardisierten Gruppenschulung, sind jedoch für die fachgerechte Durchführung und die angestrebte Integrationswirkung erforderlich.

Die Kalkulation wurde wirtschaftlich erstellt. Die angesetzten Kosten stehen in einem angemessenen Verhältnis zu Inhalt, Zielgruppe, Durchführungsform und arbeitsmarktlichem Nutzen der Maßnahme. Eine Reduzierung der Kosten würde insbesondere die Betreuungsintensität, die individuelle Förderung und damit die Zielerreichung der Maßnahme beeinträchtigen.“

Häufige Fehler bei der Begründung

Viele BDKS-Begründungen scheitern nicht daran, dass die Maßnahme zu teuer ist, sondern daran, dass die Erklärung zu allgemein bleibt.

Typische Fehler sind:

• „gestiegene Kosten“ ohne konkrete Herleitung

• keine Verbindung zwischen Mehrkosten und Maßnahmeziel

• pauschale Aussagen zur Qualität

• keine Erklärung der Gruppengröße

• unklare Personalkosten

• fehlende Beschreibung der Zielgruppe

• keine Darstellung des arbeitsmarktlichen Nutzens

• reine Wiederholung der Kalkulation ohne fachliche Begründung

Eine gute Begründung muss nicht kompliziert sein. Sie muss vor allem logisch sein.

Checkliste: Ist meine Begründung überzeugend?

Vor Einreichung der Maßnahme sollten Bildungsträger prüfen:

• Ist der passende BDKS korrekt ausgewählt?

• Ist die Überschreitung rechnerisch nachvollziehbar?

• Sind die Mehrkosten einzelnen Positionen zugeordnet?

• Wird erklärt, warum diese Kosten notwendig sind?

• Gibt es einen klaren Bezug zur Zielgruppe?

• Gibt es einen klaren Bezug zum Maßnahmeziel?

• Wird der Nutzen für Teilnehmende beschrieben?

• Ist die Kalkulation wirtschaftlich und plausibel?

• Sind besondere Kosten durch Unterlagen belegbar?

• Würde ein externer Prüfer die Argumentation verstehen?

Fazit: Eine BDKS-Überschreitung braucht eine fachliche Geschichte

Eine BDKS-Überschreitung sollte nie nur rechnerisch erklärt werden. Entscheidend ist die fachliche Logik hinter der Kalkulation. Die Begründung muss zeigen, dass die höheren Kosten aus der Qualität, Zielgruppe, Methodik, Ausstattung oder Betreuungsintensität der Maßnahme entstehen.

Kurz gesagt:

Eine gute BDKS-Begründung erklärt nicht nur, warum die Maßnahme mehr kostet. Sie erklärt, warum diese Mehrkosten notwendig sind, damit die Maßnahme ihr Ziel erreicht.